Guide de démarrage

Trouvez sur cette page quelques explications sur les procédures utilisées sur la plate-forme. Explorez le menu latéral pour trouver des informations sur la fonctionnalité de votre choix.

Étape 1 : inscription

Pour bénéficier des fonctionnalités de la plate-forme, vous devez avoir un compte valide auquel vous vous connecterez.

Pour cela :

  1. Rendez-vous sur la page d'inscription
  2. Renseignez les informations dans le formulaire
  3. Validez votre demande d'inscription. Un e-mail vous est envoyé pour valider votre adresse. Cliquez sur le lien dans le mail
  4. Le compte est inactif et devra passer par une phase de modération. A cette étape, vous devez attendre de recevoir un nouveau mail vous informant que votre compte a été activé. Si des informations manquent au modérateur pour le faire, vous serez potentiellement contactés pour vérification
  5. Lorsque vous recevez le mail de validation d'inscription, cliquez sur le lien à l'intérieur et choisissez un mot de passe pour votre compte

Lorsque toutes ces étapes sont exécutées avec succès, votre compte est actif, et vous pouvez profitez pleinement de la plate-forme.

Si vous êtes l'animateur de plusieurs conseils d'habitants, vous pouvez créer plusieurs comptes, chacun correspondant à un conseil.

Étape 2 : connexion

Vous devez être connectés pour avoir accès aux fonctionnalités du site. Pour cela, votre compte doit être validé (voir la rubrique « Inscription »). Rendez-vous sur la page de connexion, et renseignez-y votre identifiant et votre mot de passe.

Identifiant oublié

Si vous ne vous souvenez pas de votre identifiant de connexion :

  1. Allez sur la page de récupération
  2. Renseignez votre adresse e-mail indiquée au moment de l'inscription
  3. Un e-mail vous est envoyé à cette adresse avec votre identifiant. Si vous gérez plusieurs conseils, tous vos identifiants et le conseil auquel il est lié vous sont renvoyés
  4. Revenez sur la page de connexion avec votre identifiant

Mot de passe oublié

Si vous avez oublié votre mot de passe, suivez les étapes ci-dessous pour le récupérer :

  1. Allez sur la page de récupération
  2. Renseignez l'identifiant de compte pour lequel vous n'avez plus le mot de passe. Un e-mail vous est envoyé avec un code de réinitialisation
  3. Rendez-vous sur la page de réinitialisation de mot de passe, entrez le code reçu par mail, et choisissez un nouveau mot de passe

Étape 3 : gestion de votre compte

Voir ses informations

Vous pouvez voir un récapitulatif de vos informations de compte en étant connecté, et en vous rendant sur la page d'accueil de votre compte.

Éditez ses informations

Si quelques changements interviennent dans vos informations de compte, vous pouvez les éditer en vous rendant sur la page appropriée.

Votre identifiant et la date d'instauration du conseil d'habitant ne peuvent pas être modifiés.

Changer de mot de passe

Pour changer de mot de passe, vous devez être connecté et vous rendre sur la page de changement de mot de passe. Là, vous devez taper votre ancien mot de passe, entrer le nouveau et le confirmer.

Changer d'adresse e-mail

L'adresse mail liée à votre compte peut-être changée à partir de la page qui y est dédiée. Pour y accéder, vous devez être connecté. Le changement de mail se déroule suivant ces étapes :

  1. Renseignez votre nouvelle adresse mail et confirmez-la
  2. Vous recevrez un mail sur la nouvelle adresse vous invitant à confirmer cette dernière. Cliquez sur le lien dans le mail. Attention, le lien n'est valide que pendant une durée limitée
  3. Lorsque vous cliquez sur lien et qu'un message de confirmation s'affiche, c'est que votre nouvelle adresse e-mail est liée à votre compte

Inscription à l'infolettre

Étape 4 : gestion des habitants

Principes de fonctionnement

Les « habitants » sont le cœur de ce qui constitue la base de données de la plate-forme. A partir d'eux, vous pourrez renseigner les autres éléments qui concernent votre conseil, comme les visites et les évènements, ainsi qu'accéder à des statistiques vous offrant une meilleure connaissance des instances de participation.

Sur la plate-forme, vous aurez donc une liste des personnes qui ont été concernées par votre instance de participation (ils ont été tirés au sort, ils se sont portés volontaires, ils l’ont intégrée…) avec leurs caractéristiques sociologiques (âge, sexe, type de quartier habité…) et leur coordonnées pour vous servir de la plate-forme comme d’un carnet adresse.

Lorsque les « fiches habitants » sont créées, vous pouvez voir sur celle d’un habitant, par exemple, le nombre de visites qui ont été faites à son domicile, le nombre d’évènements auxquels il a participés, ses dates clés comme son entrée dans le conseil d’habitants ou celle de sa démission, etc.

Ajouter un habitant

Pour ajouter un habitant :

  1. Connectez-vous à votre compte
  2. Rendez-vous sur la page dédiée à cette fonction (à partir de la page listant tous les habitants liés à votre conseil)
  3. Renseignez les champs du formulaire

Fiche d'un habitant

Accéder à la fiche d'un habitant en étant connecté et en vous rendant sur la liste des habitants

La fiche d’un habitant récapitule l’ensemble des informations que vous avez renseignées le concernant dans le formulaire d’ajout d’un habitant.

De plus, certaines autres informations le concernant sont regroupées à cet endroit. Vous y retrouverez par exemple la liste des visites au domicile que vous avez effectuées, ou encore l’ensemble des évènements auxquels il a participés (s’il a intégré votre instance de participation)

Options supplémentaires

Pour tous les habitants, vous avez la possibilité à tout moment d’éditer ses informations.

Vous pouvez également supprimer les informations sur l’habitant. Attention toutefois, la procédure est irrévocable, et toutes les informations le concernant seront perdues (coordonnées, participations aux évènements, visites effectuées).

Étape 5 : gestion des visites

Principes de fonctionnement

La plate-forme vous offre la possibilité d’enregistrer dans la base de données les visites au domicile des habitants que vous effectuez. Le travail de l’animateur d’un conseil d’habitants consiste régulièrement à aller à la rencontre des citoyens de la commune pour expliquer la démarche de l’instance de participation. Aussi, ces temps de déplacement et de rencontre pour le recrutement des conseillers prennent une grande place dans le travail d’animation. La plate-forme propose donc de les répertorier afin d’en évaluer l’importance et l’efficacité, et d’en avoir une meilleure compréhension.

L’enregistrement des visites s’effectue après avoir enregistré les habitants. Dans l’ordre :

  1. L’habitant et ses informations (coordonnées, sexe, âge…) est rentré dans la base de données
  2. Une ou plusieurs visites peuvent lui être associées.

Ajouter une visite

Pour ajouter une visite :

  1. Connectez-vous à votre compte
  2. Rendez-vous sur la page dédiée à cette fonction (à partir de la page listant toutes les visites liées à votre conseil, ou à partir de la fiche d'un habitant)
  3. Renseignez les champs du formulaire

Fiche d'une visite

Accéder à la fiche d'une visite en étant connecté et en vous rendant sur la liste des visites.

La fiche d’une visite récapitule l’ensemble des informations que vous avez renseignées la concernant dans le formulaire d’ajout d’une visite.

De plus, les informations complémentaires concernant l'habitant sont affichées en-dessous des détails de la visite. Vous pouvez aussi, depuis cette page, accéder à la fiche de l'habitant.

Options supplémentaires

Pour toutes les visites, vous avez la possibilité à tout moment d’éditer ses informations ou la supprimer.

Étape 6 : gestion des mots-clés

Principes de fonctionnement

Les mots-clés vous permettent d'organiser vos données sur la plate-forme.

Avec eux, vous pouvez associer des idées à des éléments tels les évènements ou les fichiers de votre espace de stockage.

Ajouter un mot-clé

Pour ajouter un mot-clé :

  1. Connectez-vous
  2. Rendez-vous sur la la page dédiée à cette fonction (depuis la page listant les mots-clés)
  3. Renseignez les informations dans le formulaire

Mots-clés pré-installés

Trois mots-clés sont déjà présents au moment de la création de votre compte. Il s'agit de « Habitants », « Evènements » et « Visites », qui correspondent aux éléments principaux de la plate-forme que vous pouvez remplir. Ces mots-clés ne sont ni éditables, ni supprimables.

Fiche d'un mot-clé

A partir de la liste des mots-clés, vous pourvez accéder à la fiche d'informations d'un mot-clé en cliquant sur son nom. Cette fiche récapitule les informations concernant le mot-clé sélectionné.

Tous les mots-clés que vous avez créés peuvent être supprimés et/ou édités.

Étape 7 : gestion des évènements

Principes de fonctionnement

En créant votre compte sur la plate-forme, un espace réservé vous permettra d'enregistrer l'ensemble des évènements qui ont lieu dans le cadre de votre instance de participation. Vous aurez un suivi détaillé des étapes franchies par votre conseil, ainsi qu'un historique utile en tout temps.

Dans un soucis de clarté, les évènements sont classés à l'aide des « mots-clés ». Ainsi, la création des évènements se déroule de la manière suivante

  1. Création des mots-clés pour le classement
  2. Création des évènements
  3. Ajout des participants à un évènement

Les mots-clés créés apparaîtront dans le formulaire de création d'un évènement.

Ajouter un évènement

Pour ajouter un évènement :

  1. Connectez-vous
  2. Rendez-vous sur la page dédiée à cette fonction (à partir de la page listant tous les évènements liés à votre conseil)
  3. Renseignez les champs du formulaire

Fiche d'un évènement

Accéder à la fiche d'un évènement en étant connecté et en vous rendant sur la liste des évènements.

La fiche d’un évènement récapitule l’ensemble des informations que vous avez renseignées le concernant dans le formulaire de création d'évènement.

De plus, les informations complémentaires concernant l'habitant sont affichées en-dessous des détails de la visite. Vous pouvez aussi, depuis cette page, accéder à la fiche de l'habitant.

Ajouter des participants à l'évènement

Depuis la fiche d'un évènement, vous avez la possibilité de renseigner les habitants qui y ont participé afin d'avoir un suivi précis de la fréquentation de votre instance de participation.

Pour cela, en bas de la fiche, choisissez parmi la liste des habitants ceux qui étaient présents, puis validez.

Seuls les habitants qui étaient actifs dans l'instance de participation apparaissent dans les choix d'ajout de participants.

Étape 8 : espace de stockage

Principes de fonctionnement

La plate-forme vous propose un système de stockage de fichiers dans lequel vous pourrez créer des sauvegardes des documents qui concernent votre conseil d'habitants. Grâce à cet espace, vous aurez à disposition tous vos documents en quelques clics, toujours à disposition.

La sauvegarde de vos fichiers peut se faire de plusieurs manières que nous détaillons ci-dessous :

  1. Directement depuis votre espace de stockage en vous étant connecté préalablement
  2. Depuis la fiche d'information d'un élément de votre conseil (habitants, visites ou évènements) : dans ce cas, le fichier est joint à cet élément et peut être retrouvé depuis sa fiche

Dans ces deux cas, vous avez la possibilité d'ajouter un seul ou plusieurs fichiers à la fois.

Ajouter un seul fichier

L'ajout d'un seul fichier vous donne accès à davantage d'options que le téléchargement multiple.

  1. Connectez-vous
  2. Rendez-vous sur la page d'ajout de fichiers (depuis votre espace de stockage)
  3. Choisissez le volet latéral « Ajouter un fichier »
  4. Remplissez les champs du formulaire

Attention, toutes les extensions de fichier ne sont pas autorisées (vous serez informés en cas d'erreur)

Les mots-clés disponibles pour classer vos fichiers sont tirés de la liste des mots-clés que vous aurez préalablement créés. Ces mots-clés sont les mêmes que ceux utilisés pour créer vos évènements.

Ajouter plusieurs fichiers (téléchargement multiple)

L'ajout de plusieurs fichier simultanément vous permet de gagner du temps dans la sauvegarde de vos fichiers, mais vous n'avez pas accès toutes les options de personnalisation de vos fichiers. Pour ce faire :

  1. Connectez-vous
  2. Rendez-vous sur la page d'ajout de fichiers (depuis votre espace de stockage) ou sur la fiche d'informations d'un élément (habitants, visites, évènements) de votre conseil
  3. Choisissez le volet latéral « Ajouter un fichier » ou « Joindre des fichiers » depuis la page d'informations d'un élément
  4. Choisissez un fichier sur votre ordinateur en cliquant (ou en faisant un glisser/déposer) sur « Cliquez ou déposez vos fichiers ici »

Lorsque vous aurez choisi les fichiers à sauvegarder, un tableau apparaît en récapitulant les informations de ces derniers. Dans ce tableau, vous pouvez :

  1. Renommer chaque fichier pour lui donner un nom plus explicite dans votre espace de stockage
  2. Stopper le téléchargement

Quand tous les fichiers sont sélectionnés et éventuellement renommés, cliquez sur le bouton « Envoyer » pour procéder à leur téléchargement. Une barre de progression indique la progression de celui-ci pour chaque document.

Vous pouvez tout à fait télécharger un seul fichier avec cette méthode.

Fiche d'un fichier

Comme pour tous les autres éléments de la plate-forme, vous pouvez accéder à une fiche d'informations de chaque fichier. Pour cela :

  1. Connectez-vous
  2. Rendez-vous sur votre espace de stockage
  3. Cliquez sur le nom d'un fichier dans la liste qui apparaît

A partir de cette fiche, d'autres options s'offrent à vous. Vous pourrez par exemple éditer les informations de votre fichier, le supprimer, le télécharger, ou bien encore l'actualiser.

Actualiser un fichier

La plate-forme vous propose la possibilté d'actualiser chacun de vos fichiers. Par cette action, vous remplacer une version d'un fichier par une nouvelle. Cela permet de mettre à jour un fichier sur lequel vous avez travaillé, et ainsi de garder tous l'historique des versions d'un fichier.

Par exemple, si votre conseil citoyen travaille à la réalisation d'un aménagemeent, vous pouvez sauvegarder un texte décrivant ce dernier. Si, au fur et à mesure des travaux du conseil, les idées pour cet aménagement changent, vous pourrez actualiser votre ancien document par un nouveau, tout en gardant les versions précédentes du fichier. Vous avez un historique complet sur ce projet.

Pour actualiser un fichier :

  1. Connectez-vous
  2. Rendez-vous sur votre espace de stockage
  3. Cliquez sur le nom d'un fichier dans la liste qui apparaît, pour accéder à la fiche du fichier
  4. Cliquez dans la barre d'options (en haut de la page, sous le titre) sur le bouton « Actualiser »
  5. Choisissez un fichier sur votre ordinateur en cliquant (ou en faisant un glisser/déposer) sur « Cliquez ou déposez votre fichier ici »

Pour retrouver toutes les versions d'un fichier, aller sur sa fiche et cliquez sur le volet latéral gauche « Toutes les versions »

Joindre un fichier à un élément de votre conseil

En utilisant la plate-forme, il vous est permis de joindre un fichier à un élément de votre conseil (habitants, visites ou évènement). Cette option vous permet d'associer à un élément les fichiers lui correspondant, et ainsi de retrouver plus facilement vos documents.

Par exemple, vous pouvez joindre à un évènement (comme une réunion) tous les documents qui ont été donnés lors de celui-ci. En vous rendant sur la fiche de cet évènement, vous aurez à portée de clic tous les fichiers qui lui correspondent.

Pour joindre un fichier à un élément, procédez de la manière suivante :.

  1. Connectez-vous
  2. Rendez-vous sur la fiche informative d'un élément
  3. Cliquez sur le nom d'un fichier dans la liste qui apparaît, pour accéder à la fiche du fichier
  4. Dans le volet latéral gauche, cliquez sur « Joindre des fichiers »

A cet instant, vous avez deux possibilités :

  1. Soit vous importer de nouveaux fichier depuis votre ordinateur en cliquant ou en glisant/déposant sur « « Joindre des fichiers » » (option du bas). Dans ce cas, tout se déroule de la même manière que pour le téléchargement multiple de fichier (voir plus haut)
  2. Soit vous récupérer des joignez des fichiers qui sont déjà sur votre espace de stockage en cliquant sur l'option « Choisissez un fichier dans votre espace de stockage » (en haut).

Avec ce second choix, vous accédez à une version de votre espace de stockage allégée depuis une nouvelle fenêtre (type Pop'up). Il vous suffit alors de trouver dans celui-ci le ou les fichiers que vous souhaitez joindre à l'élément en cliquant sur le bouton « Lier » à côté du nom du fichier. Les fichiers s'inscrivent alors successivement dans la première fenêtre (fiche d'informations de l'élément). Ne reste plus qu'à cliquez sur le bouton « Joindre » pour confirmer l'opération.

Notez-bien : dans cette seconde façon de faire, les fichiers joints ne sont pas copiés une nouvelle fois dans votre espace de stokage. Ils n'existent bien qu'une seule et unique fois dans votre espace de stockage. Simplement, grâce à cette jonction entre le fichier et l'élément, vous pourrez retrouver plus facilement le premier grâce au second.

Notez également qu'en cas d'actualisation d'un fichier, celui sera automatiquement mis à jour dans tous les éléments auxquels il serait lié.